La planificación y la organización son habilidades fundamentales para el éxito profesional y personal. Estas habilidades nos permiten establecer objetivos claros, priorizar las tareas, gestionar el tiempo, optimizar los recursos y evaluar los resultados. Sin embargo, muchas veces nos encontramos con dificultades para planear y organizar nuestro trabajo, ya sea por falta de motivación, distracciones, imprevistos o sobrecarga de información.

Para superar estos obstáculos, existen diversas herramientas que nos pueden ayudar a mejorar nuestra planeación y organización en el trabajo. Estas herramientas pueden ser digitales o físicas. Hoy, con Empleapro, exploraremos algunas de las herramientas más últilizadas para la organización y planificación en el trabajo.

Agendas

Las agendas son herramientas que nos permiten registrar y consultar nuestras actividades diarias, semanales o mensuales. Las agendas nos ayudan a tener una visión global de nuestro trabajo, a recordar las fechas importantes, a evitar el olvido y a cumplir con los compromisos. Algunas de las ventajas de usar una agenda son:

• Permiten planear nuestro trabajo con anticipación y asignar un tiempo estimado para cada actividad.
• Facilitan el seguimiento y la revisión de nuestro progreso y de los resultados obtenidos.
• Ayudan a mantener el orden y la disciplina en nuestro trabajo, evitando la procrastinación y el estrés.

Algunos ejemplos de agendas que podemos usar:

• Agendas físicas: hablamos de las libretas o cuadernos donde podemos anotar nuestras actividades con lápiz o bolígrafo. Son fáciles de usar y transportar, pero requieren de espacio y cuidado para no perderlas o dañarlas. Algunos modelos de agendas físicas son la agenda Moleskine, la agenda Bullet Journal o la agenda Filofax.
• Agendas digitales: se trata de los programas que nos permiten crear y gestionar nuestras actividades en dispositivos electrónicos como computadores, tablets o celulares. Son más versátiles y prácticas que las agendas físicas, ya que nos permiten sincronizar, compartir, editar y eliminar nuestras actividades con facilidad. Algunos ejemplos de agendas digitales son Google Calendar, Microsoft Outlook o Todoist.

Calendarios

Los calendarios son herramientas que nos permiten visualizar y organizar nuestras actividades en función del tiempo. Los calendarios nos ayudan a tener una perspectiva temporal de nuestro trabajo, a identificar los plazos, a coordinar las tareas con otras personas y a aprovechar las oportunidades. Conoce algunas de las ventajas de usar un calendario:

• Posibilitan la dsitribución de nuestro trabajo de forma equilibrada y realista, evitando el exceso o la falta de actividades.
• Favorecen la adaptación y la flexibilidad ante los cambios o imprevistos que puedan surgir en nuestro trabajo.
• Contibuyen a crear hábitos y rutinas de trabajo que favorezcan nuestra productividad y eficiencia.

Algunos ejemplos de calendarios:

• Calendarios físicos: Son los tradicionales almanaques o planificadores que podemos colgar en la pared, poner en el escritorio o llevar en la cartera. Son sencillos de usar y consultar, pero requieren de espacio y actualización constante. Algunos modelos de calendarios físicos son el calendario anual, el calendario mensual o el calendario semanal.
• Calendarios digitales: nos permiten crear y gestionar nuestros eventos en dispositivos electrónicos como computadores, tablets o celulares. Su potencial consiste en ser más dinámicos y funcionales que los calendarios físicos, ya que nos permiten integrar, personalizar, recordar y notificar nuestros eventos con facilidad. Los ejemplos más comunes de calendarios digitales, al igual que la herramienta anterior, son Google Calendar, Microsoft Outlook o Apple Calendar.

Listas

Las listas son herramientas que nos permiten enumerar y clasificar nuestras actividades según su importancia, urgencia o categoría. Las listas nos ayudan a tener una visión específica de nuestro trabajo, a priorizar las tareas, a delegar las responsabilidades y a medir los logros. Al usar una lista podrás reconocer las siguientes ventajas:

• Propician el ordenamiento nuestro trabajo de forma jerárquica y sistemática, evitando la confusión y la dispersión.
• Simplifican la toma de decisiones y la acción ante las actividades que debemos realizar o resolver.
• Fomentan nuestra motivación y a satisfacción al completar y tachar las actividades de nuestra lista.

Algunos ejemplos de listas que podemos usar son:

• Listas físicas: Son las tradicionales hojas o post-it donde podemos escribir nuestras actividades con lápiz o bolígrafo. Son rápidas de hacer y usar, pero requieren de espacio y cuidado para no perderlas o mezclarlas. Algunos modelos de listas físicas son la lista de pendientes, la lista de compras o la lista de chequeo.
• Listas digitales: Son las aplicaciones o programas que nos permiten crear y gestionar nuestras actividades en dispositivos electrónicos como computadores, tablets o celulares. Son más organizadas y completas que las listas físicas, ya que nos permiten ordenar, filtrar, buscar y archivar nuestras actividades con facilidad. Algunos ejemplos de listas digitales son Todoist, Trello o Evernote.

Mapas mentales

Los mapas mentales son herramientas que nos permiten representar y conectar nuestras actividades de forma gráfica y creativa. Los mapas mentales nos ayudan a tener una visión integral de nuestro trabajo, a generar ideas, a solucionar problemas y a comunicar resultados. Algunas de las ventajas de usar un mapa mental son:

• Permiten estructurar nuestro trabajo de forma lógica y visual, evitando la complejidad y la monotonía.
• Favorecen el aprendizaje y la memorización de nuestro trabajo, al estimular ambos hemisferios cerebrales.
• Ayudan a expresar y transmitir nuestro trabajo de forma clara y original, al utilizar colores, imágenes, símbolos y palabras clave.

Algunos ejemplos de mapas mentales que podemos usar son:

• Mapas mentales físicos: Son los tradicionales dibujos o esquemas que podemos hacer en una hoja o en una pizarra. Son divertidos de hacer y usar, pero requieren de tiempo y habilidad para elaborarlos y modificarlos. Algunos modelos de mapas mentales físicos son el mapa conceptual, el mapa de ideas o el mapa de flujo.
• Mapas mentales digitales: Son las aplicaciones o programas que nos permiten crear y gestionar nuestros mapas en dispositivos electrónicos como computadores, tablets o celulares. Son más profesionales y versátiles que los mapas mentales físicos, ya que nos permiten diseñar, editar, compartir y exportar nuestros mapas con facilidad. Algunos ejemplos de mapas mentales digitales son MindMeister, XMind o Coggle.

Organización y planificación: un medio para alcanzar tus metas

Los distintos proyectos que podamos trazarnos para el futuro, próximo o lejano, podrían verse afectados por la falta de orden o planificación. Por eso, una vez reconozcas la mejor estrategia de organización y planificación que se adapte a tu gusto y comodidad, y logres ponerla en práctica, podrás avanzar en el cumplimiento de tus metas.

No olvides tener en cuenta algunas de las estrategias que te pueden ayudar a establecer metas que se cumplan por medio de la organización y planificación. Aquí te dejamos algunas:

• Definir metas SMART: Las metas SMART son aquellas que cumplen con los criterios de ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y temporales. Al definir metas SMART, nos aseguramos de que nuestras metas sean claras, realistas, motivadoras y evaluables.
• Dividir las metas en submetas: Las submetas son aquellas que se derivan de una meta mayor y que nos permiten avanzar hacia ella de forma gradual y progresiva. Al dividir las metas en submetas, nos facilitamos el proceso de planificación y organización, al reducir la dificultad y aumentar la confianza.
• Revisar y ajustar las metas periódicamente: Las metas no son estáticas, sino que pueden variar según las circunstancias y los resultados. Por eso, es importante revisar y ajustar las metas periódicamente, para verificar si se están cumpliendo, si se requieren cambios o si se han logrado. Al revisar y ajustar las metas periódicamente, nos mantenemos al día y alineados con nuestro trabajo.

La planificación y la organización son habilidades que podemos desarrollar y mejorar con la ayuda de diversas herramientas y estrategias. Al planear y organizar nuestro trabajo, podemos optimizar nuestro rendimiento, alcanzar nuestros objetivos y disfrutar de nuestro trabajo. No te desesperes y pon en práctica estás y otras estrategias hasta que encuentres la que mejor se acomode a ti. Si requieres apoyo en la búsqueda de las estrategias que te generen los mejores resultados, puedes consultar nuestros servicios de asesoramiento. Una vez la encuentres, ¡sacale en mejor provecho!